FAMILIEBRIEF 2009/22
2009/11/11

2 November 2009

 

PREDIKANTE IN DIE OOSTELIKE SINODE

 

Liewe broer en suster

 

HUWELIKSBEVESTIGERS

Die volgende inligting is per e-pos aan julle gestuur.  Die saak is egter so dringend dat ons dit ook per gewone pos aan julle stuur.  Hierdie brief word aan al die huweliksbevestigers van die NG Kerk in die RSA gestuur.

 

 

BELANGRIKE KOMMUNIKASIE AAN huweliksbevestigers

Hiermee belangrike kommunikasie oor julle as huweliksbevestigers, wat in die afgelope weke met die Departement van Binnelandse Sake uitgeklaar is.

 

1.         agtergrond

Die meeste huweliksbevestigers (hierna HB’s) in die Kerk is daaraan gewoond om die huweliksregister-afskrifte na die voltrekking van 'n huwelik (sover moontlik) binne drie dae kosteloos per pos of andersins aan hulle naaste kantoor van die Departement van Binnelandse Sake (hierna DBS) te stuur – dit behoort die kantoor te wees waar hulle as huweliksbevestiger geregistreer is.

 

Bogenoemde metode van inhandiging (versending) van die vorms, het die afgelope tyd toenemend onbetroubaar/ondoeltreffend geword.  So is daar is geen werklike kontrole oor die betroubare inhandiging en verwerking van die vorms nie.  Dit het daartoe gelei dat niemand aanspreeklikheid vir hierdie proses wou/kon aanvaar nie.  Die Departement erken dat die huidige toestand van sake onaanvaarbaar is en selfs korrupsie in die hand werk – en dit, terwyl die HB’s in die eerste en laaste instansie verantwoordelik gehou word vir die registrasie van die huwelike waarin hulle opgetree het.

Hierdie toedrag van sake is onlangs by meer as een geleentheid met senior amptenare van die betrokke Departement bespreek.  Op 19 Oktober 2009 byvoorbeeld, het amptenare van die Departement en verteenwoordigers van al 9 Sinodes van die NG Kerk in die RSA oor dié saak ontmoet.  By hierdie geleentheid is daar op bepaalde stappe, om die kommunikasie tussen die Departement en die HB’s te verbeter, besluit.  Die administratiewe strukture van die Sinodes sal hierin 'n belangrike rol speel.

 

2.         voorgestelde/ooreengekome kommunikasie

2.1       Alle huweliksbevestigers (HB’s) sal voortaan daarvoor verantwoordelik wees om die huweliksregister-afskrifte so gou as moontlik, na die bevestiging van die huwelik, by hulle naaste kantoor van die Departement van Binnelandse Sake (waar HB’s tans geregistreer is) in te handig – en moet dit dus nie meer per pos stuur nie.

2.2       Die reëling dat die inhandiging binne 3 dae moet geskied, (soos in 'n vroeëre weergawe van die handleiding vir huweliksbevestigers vermeld word) word nie meer deur die DBS toegepas nie.  Die HB moet dit egter so gou as moontlik inhandig en moet in elke geval hieroor met die betrokke huwelikspaar ooreenkom indien hy/sy vermoed dat indiening eers na 3 dae gaan/kan plaasvind.

2.2.1   ’n HB is by magte om ’n gevolmagtigde persoon aan te wys om die huweliksregister-afskrifte by die naaste kantoor van die DBS namens die HB in te handig.

2.3       Die huweliksregister-afskrifte word vergesel van 'n voorgeskrewe kwitansievorm ('n nuwe dokument) wat ook op Sinode se webblad beskikbaar is en wat HB’s verder moet dupliseer vir eie gebruik.  Dit word per gewone pos aan julle gestuur.

Die proses rakende die indiening van die huweliksregister-afskrifte is soos volg:

2.3.1   Die HB vul die toepaslike inligting op die kwitansievorm in en onderteken dit.

2.3.2   Meer as een huwelik kan op dieselfde kwitansievorm ingevul word.

2.3.3   Die HB maak ’n afskrif van hierdie voltooide kwitansievorm, sodat beide vorms deur die DBS gestempel en onderteken kan word. Sodoende het beide die HB en die DBS ’n afskrif van die kwitansievorm vir hulle eie rekord-doeleindes.

2.3.4   Die volgende dokumente moet die kwitansievorm vergesel:

·          Afskrifte van die huweliksregisters

·           Afskrifte (gewone fotostate) van die huwelikspaar, twee getuies en HB se ID-dokumente

·           ’n Afskrif van die prokureursbrief rakende huweliksvoorwaardes (indien van toepassing).

·           Indien een of albei van die partye wat in die huwelik bevestig word, óf geskei, óf ’n weduwee/wewenaar is, moet fotostate van die egskeidingsbevel/doodsertifikaat ook saam met die huweliksregister-afskrifte ingedien word.

·           Indien een van die partye wat in die huwelik bevestig word, ’n buitelander is, moet hy/sy ’n amptelike bewys van sy/haar huwelikstatus vanaf sy/haar konsulaat/ambassade verskaf, wat dan saamgestuur word. Vlugtelinge is hiervan uitgesluit.

·           Indien een of albei van die partye minderjarig is, moet vorm BI-32 vir die betrokke persoon aangeheg word.  Let daarop dat die ouderdom vir minderjarigheid verander het (onder andere na die aanvaarding van die nuwe kinderwet).  Onder 18 jaar is tans die ouderdom vir minderjarigheid, sodat die vorm vir toestemming tot die huwelik van 'n minderjarige (BI-32) voortaan slegs nodig is indien een van die partye onder 18 is.

2.4       Die amptenaar van die DBS mede-onderteken beide die kwitansievorm en die afskrif daarvan en neem die kwitansievorm en gepaardgaande dokumente in ontvangs.  Die ondertekende afskrif word aan die HB of sy/haar gevolmagtigde oorhandig.  Die HB kan ook ’n afskrif van die kwitansievorm aan die betrokke egpaar(e) oorhandig.

2.5       Vir die doeleindes van hierdie prosedure word die HB’s as ’n verlengstuk van die DBS se amptenare beskou.  Hulle hoef/behoort daarom voortaan, ten opsigte van die registrasie van huwelike, nie in 'n ry/tou voor 'n bedieningsvenster by die DBS te staan nie.

 

3.         toekomstige wysigings rakende huweliksregistrasie

3.1       Die huidige BI-vorms word eersdaags met nuwe DHA-vorms vervang.  ID-foto’s, sowel as vingerafdrukke, sal byvoorbeeld op die nuwe huweliksregister-vorms aangebring moet word.  ’n Nuwe, volledige handleiding word ook deur die DBS opgestel en dit sal deur die departement aan HB’s versend word.

3.2       Intussen moet huweliksbevestigers egter steeds voortgaan om die huidige vorms te gebruik, totdat die nuwe vorms deur die departement beskikbaar gestel word en HB’s daarvan in kennis gestel word.

3.3       Dit is natuurlik in die eerste plek die verantwoordelikheid van die DBS om in alle gevalle op 'n doeltreffende manier direkte kommunikasie met die HB’s te handhaaf.  Die sinodale kantore neem nie hierdie funksie oor nie, maar sou ook goed doen om die kennis van die nuwe vorms (sodra dit beskikbaar is) aan hulle HB’s te kommunikeer.

3.4       Opleiding in die nuwe vorms en gepaardgaande prosesse word op streeksbasis aangebied deur die DBS. Administratiewe hoofde van Sinodes sal waarskynlik binne die volgende weke in kennis gestel word van sodanige werkswinkels – en word versoek om die uitnodiging dan plaaslik direk met die departement te hanteer na goeddunke.  Byvoorbeeld: die sinodale kantoor kan aan die DBS meedeel dat hulle in direkte kommunikasie met die departement is vir die doeleindes van hulle eie kerklike huweliksbevestigers, maar dat hulle 'n verteenwoordiger sal stuur om seker te maak dat die inligting gekoördineerd gekommunikeer word.

 

4.         BELANGRIKE ALGEMENE INLIGTING

4.1       ’n Huwelik is wettig vanaf die oomblik dat die huweliksregister ten tyde van die seremonie deur die vyf persone (egpaar, twee getuies en HB) – die minimum aantal wat teenwoordig moet wees - onderteken is.

4.2       Slegs persone met predikantsbevoegdheid kan permanente HB’s wees.

4.3       Emeriti wat na aftrede hulle aanstelling as HB’s wil behou, moet deur middel van die betrokke sinodale kantore daarvoor aansoek doen.

4.4       HB’s is in alle gevalle daarvoor verantwoordelik om hulle persoonlike besonderhede by sinodale kantore, asook soos van toepassing by die DBS, op datum te hou.

4.5             Dit is goeie gebruik om in elk geval afskrifte/duplikate van alle dokumente wat by die DBS ingehandig word, te hou saam met die kwitansievorm.

4.6       Predikante word steeds wat die dokumente in verband met huweliksbevestiging betref, as kommissarisse van ede beskou.

Dit mag gebeur dat julle in hierdie dae deur die Departement gekontak gaan word vir streeksbyeenkomste in hierdie verband wat hulle reël.  Julle is welkom om dit by te woon, maar ons direkte kommunikasie en onderhandelinge (ter wille van julle) met die DBS word in hierdie skrywe weergegee.  Die sinodale kantoor sal (indien moontlik) 'n verteenwoordiger na die streeksbyeenkoms toe stuur om seker te maak dat ons inligting nie in konflik is met die aanbieding/opleiding van die DBS ter plaatse nie.

 

Baie groete

DS HJ VAN DER SCHYFF

UITVOERENDE AMPTENAAR

 

Druk      Stuur hierdie nuusartikel na 'n vriend

---