Oostelike Sinode

GEMEENTES IN DIE OOSTELIKE SINODE

Liewe broer en suster

INLIGTING VAN GEMEENTES GEVRA

Vanjaar word weer die minimum inligting van gemeentes gevra.

OPGAWE VAN BASIESE INLIGTING

Met hierdie opgawe word statistiek van gemeentes gevra, sodat uiteindelik tendense bepaal kan word. Voltooi asseblief die inligting en stuur die inligtingstuk aan ons teen 30 April 2008.

Die stuk is ook elektronies beskikbaar by http://sinoos.co.za/uploads/BASINLIG2008.doc

FINANSIËLE STATE 2007/2008

Hierby aangeheg is ook 'n stel finansiële state vir die huidige boekjaar wat op 29 Februarie 2008 eindig. Julle moet asseblief nie die vorige formaat gebruik nie, aangesien wysigings daarop aangebring is.

Die state word na voltooiing direk aan ons gestuur! ('n Afskrif word ook aan die skriba van die Ringsdiensraad gegee.)

Oorhandig asseblief 'n afskrif van hierdie skrywe aan julle ouditeur!

Die laaste datum waarop die state by ons moet wees, is 17 Junie 2008.

HULP MET DIE VOLTOOIING VAN DIE STATE

Meneer Neels van Tonder, ons Finansiële Beampte, het die praktiese aanwysings saamgestel. Gee asseblief daaraan aandag. (Brief volg onderaan).

INHANDIGING VAN DIE STATE

Ons maak steeds op julle goeie samewerking van die verlede staat. Tref asseblief vroegtydig reëlings om die state gereed te hê. Dit sluit die afsluiting in die kantoor, die reëlings met die ouditeur en die versending van die state in. Stel ons asseblief in kennis, indien die keerdatum nie gehaal kan word nie, sodat ons saam reëlings kan tref.

Die state is in Excel-formaat opgestel en is elektronies beskikbaar. Julle kan dit by Elna de Bruyn per e-pos (aanbid@sinoos.co.za) aanvra of van die webblad aflaai by

http://sinoos.co.za/uploads/FINSTATE2008.xls

Enige navrae oor die state of die voltooiing daarvan, kan aan meneer Neels van Tonder by telefoon (012) 804 9543/4, epos finans@sinoos.co.za gerig word.

Baie groete

DS HJ VAN DER SCHYFF

UITVOERENDE AMPTENAAR

HULP MET DIE VOLTOOIING VAN DIE STATE

Let asseblief daarop dat die gemeente se naam en belasting verwysingsnommer op elke bladsy, behalwe bladsy 2, aangebring word.

Indien nodig, maak gebruik van bylaes om in julle eie behoeftes te voorsien - moet nie die stel state as beperkend beskou nie.

BLADSY 2

Die Fondse diensgroep het weer na die vereistes vir oudit en ondertekening van finansiële state aandag geskenk. Daar is na deeglike besinning besluit dat dit in die beste belang van al die partye is om die gemeente se boeke jaarliks aan 'n oudit te onderwerp en dat die finansiële state deur 'n geoktrooieerde rekenmeester geteken moet word. 'n Rekenkundige beampte kan dus nie hierdie funksie verrig nie.

BLADSY 3

Bank oortrekking word hier getoon en nie op bladsy 6, onder punt 4 nie.

BLADSY 4 en 5

Die begrotingskolom moet asseblief voltooi word. Die Ouditeure kan hulle verslag kwalifiseer, deur te meld dat hulle geen mening oor die begroting uitspreek nie.

BLADSY 4 - INKOMSTE EN UITGAWES

Inkomste - punt 6 en Uitgawes - punt 16 - Gedenktuin.

Die inkomste vir gedenktuine word op die volgende wyse in die berekening van sinodale bydrae hanteer:

Solank die oprigitngskoste verhaal word - vrygestel van sinodale bydrae.

Voorsiening vir instandhoudingskoste - word as aftrekking toegelaat, indien 'n inkomste getoon word.

Gemeentes word dus vriendelik versoek om die items soos aangetoon, te gebruik of by Punt 7 op bladsy 8 te toon.

Indien oprigtingskoste nog verhaal word, toon inkomste onder die Kapitaalrekening - Punt 5.1 op bladsy 7.

Punt 9 - Aangesien daar 'n sinodesitting in die 2007/2008 boekjaar was, kan 'n syfer teenoor die item verskyn. Ander afvaardigingskoste moet nie by die punt getoon word nie.

Punt 15 - Die hulp aan Zimbabwe via die Sinode verleen, word teenoor die item getoon, aangesien dit ook met die berekening van sinodale bydraes in ag geneem word. Hulp wat direk aan Zimbabwe gelewer is, moet nie hierby ingesluit word nie, want dit word nie by die berekening van sinodale bydraes in ag geneem nie.

BLADSY 5

Die inkomste uit versekeringseise en erflatings word apart onder "Ander inkomste" getoon, aangesien die sinodale bydraes nie daarop bereken word nie.

BLADSY 6

Punt 1.1 - Eiendom: Die wins op vaste eiendom verkoop, word nie as 'n bedryfsinkomste getoon nie, maar as 'n kapitaalwins onder die Kapitaalfonds - die wins is ook vrygestel van die berekening van sinodale bydraes.

Punt 1.2 - Meubels en toerusting - volg die volgende werkswyse. Skryf die saldo na R1 af, behalwe waar daar 'n lening aangegaan is. (Vergelyk bladsy 7, punt 6.) Meubels en toerusting word slegs teen kosprys getoon, wanneer dit met 'n lening (afbetalingsooreenkoms of huurooreenkoms) aangekoop word. Jaarliks word die kapitaaldelging dan daarteen afgeskryf.

Krediteer Meubels en toerusting en debiteer die Kapitaalfonds om die gewenste uitwerking te kry.

BLADSY 7

Punt 5.1 - Kapitaalfonds: Die saldo van die fonds moet gelyk aan punt 1.1 plus 1.2 se totaal op bladsy 6 wees.

Indien daar lenings aangegaan is (bladsy 7, punt 6), is die saldo van punt 5.1 plus die bedrag in punt 6 gelyk aan punt 1.1 plus 1.2 se totaal op bladsy 6. Om die balansering verder te bewerkstellig, word oorplasings tussen die Kapitaalfonds en Gemeentefonds gedoen.

VERSOEK DIE OUDITEURE OM SPESIFIEK AAN HIERDIE SAAK AANDAG TE GEE.

BLADSY 8

Punt 8 - Krediteure en korttermynlenings.

Daar word toenemend gevind dat fondse wat vir spesifieke instansies ingesamel word en op jaareinde nie oorbetaal is nie onder die item getoon word. Die werkswyse openbaar nie die werklike bedrag wat aan inkomste ontvang is en oorbetaal is nie.

'n Vriendelike beroep word gedoen om dié inkomste/uitgawe op bladsy 8, onder punt 7 te meld. Meld die instansies se naam, byvoorbeeld "Beeld Kinderfonds" of "Rusoord vir bejaardes."

Hierdie inkomste sal outomaties van sinodale bydrae vrygestel wees, maar moet nogtans op bladsy 9, onder punt 2.3 getoon en by punt 4 gespesifiseer word.

BLADSY 9

Die bladsy word voltooi om 'n aanduiding van julle bydrae te verkry en dit te vergelyk met die bedrag wat begroot word.

Druk      Stuur hierdie nuusartikel na 'n vriend