FAMILIEBRIEF 2010/3
2010/01/27

30 Januarie 2010                                                     

                                                                                                                      

GEMEENTES IN DIE OOSTELIKE SINODE

 

Liewe broer en suster

 

INLIGTING VAN GEMEENTES GEVRA

Soos in die verlede word steeds net die noodsaaklikste inligting van gemeentes gevra.  Dit is:

Opgawe van basiese inligting.

Finansiële state.

 

OPGAWE VAN BASIESE INLIGTING

Hierdie statistiek word versamel ter wille van 'n databasis oor die langtermyn.  Die vraelys is elektronies beskikbaar by:

http://www.sinoos.co.za/uploads/nuus/BASINLIG2010.doc   

Voltooi asseblief die inligting en stuur dit aan ons voor 30 April 2010.

 

FINANSIËLE STATE 2009/2010

Hierdie state toon die gemeente se situasie soos aan die einde van die boekjaar op 28 Februarie 2010.  Let asseblief op die volgende

 

• Sodra die state deur die kerkraad goedgekeur is, word een kopie na die Sinode huis gestuur.  'n Ander kopie gaan na die skriba van die ringsdiensraad.

 

• Binne 6 (ses) maande na die finansiële jaar geëindig het, moet vorm IT12E1 (opgawe van inkomste:  Vrygestelde organisasies) vanaf die SAID se webwerf verkry en voltooi word.

 

• Die laaste datum waarop die state by die Sinode huis moet wees is 17 Junie 2010.

Verlede jaar se state moes op 17 Junie 2009 by die Sinode huis wees.  Op 30 Junie 2009 was daar nog 29 gemeentes se state uitstaande, waarvan die laaste eers gedurende November 2009 ontvang is.  Oorwegend was die redes dat die ouditeure nie die state finaliseer nie.

Ter inligting noem ons dat die state gebruik word vir die berekening van sinodale bydraes en ook om statistiek en tendense met die ringe te bespreek.  Uitstaande state bemoeilik hierdie prosesse en daar moes noodgedwonge van die vorige jaar se data gebruik gemaak word.  So 'n werkswyse is vir niemand aanvaarbaar nie.

 

• Gee asseblief ook 'n afskrif van die brief en die praktiese aanwysings aan julle ouditeur.  Reël spesifiek met hulle dat die state betyds voltooi kan wees.

Hierdie state is in Excelformaat opgestel en is elektronies beskikbaar.  Vra dit per e-pos aan by aanbid@sinoos.co.za of laai dit van die webblad af by:

State sonder formules:

http://sinoos.co.za/uploads/osd/finstate10sonderformules.xls

State met formules:

http://sinoos.co.za/uploads/osd/finstate10metformules.xls

 

 

HULP MET DIE VOLTOOIING VAN DIE STATE

 

INHANDIGING VAN DIE STATE

Tref asseblief vroegtydig reëlings om die state gereed te hê.  Dit sluit die afsluiting in die kantoor, die reëlings met die ouditeur en die versending van die state in.  Stel ons asseblief in kennis, indien die keerdatum nie gehaal kan word nie, sodat ons saam reëlings kan tref.

Enige navrae oor die state of die voltooiing daarvan, kan aan meneer Neels van Tonder by telefoon (012) 804 9543/4, e-pos finans@sinoos.co.za gerig word.

 

GEMEENTE SE BESONDERHEDE

Die gemeente se naam en belastingverwysingsnommer word op elke bladsy, behalwe bladsy 2, aangebring.

Indien nodig, kan van bylaes gebruik gemaak word om in julle eie behoeftes te voorsien.  Moenie die stel state beperkend beskou nie.

 

BLADSY 2

Die gemeente se boeke word jaarliks aan 'n oudit onderwerp en die finansiële state word deur 'n geoktrooieerde rekenmeester onderteken.  'n Rekenkundige beampte kan dus nie hierdie funksie verrig nie.  Verwys na Familiereëls 2007 van ons Sinode,  Bepaling 44.3 op bladsy 80 wat lees:

"Die gemeente word op 'n jaarlikse basis uitgenooi en geleentheid gegee om die geouditeerde, finansiële state ter insae te kry."

 

BLADSY 3

Bank oortrekking word hier getoon en nie op bladsy 6, onder punt 4 nie.

 

BLADSY 4 en 5

Die begrotingskolom moet asseblief voltooi word.  Die ouditeur kan die verslag kwalifiseer, deur te meld dat geen mening oor die begroting uitgespreek word nie.

 

BLADSY 4 – INKOMSTE EN UITGAWES

Inkomste – punt 6 en Uitgawes – punt 16 – Gedenktuin.

 

Punt 9 – Aangesien 'n sinodesitting gedurende 2009/2010 plaasgevind het, kan 'n syfer teenoor die item verskyn.  Ander afvaardigingskoste moet nie by die punt getoon word nie.

Punt 15 – Die hulp aan Zimbabwe via die Sinode verleen, word teenoor dieitem getoon, aangesien dit ook met die berekening van sinodale bydraes in ag geneem word.

 

BLADSY 5

Die inkomste uit versekeringseise en erflatings word apart onder "Ander inkomste" getoon, aangesien die sinodale bydraes nie daarop bereken word nie.

 

BLADSY 6

Punt 1.1 – Eiendom:  Die wins op vaste eiendom verkoop, word nie as 'n bedryfsinkomste getoon nie, maar as 'n kapitaalwins onder die Kapitaalfonds – die wins is ook vrygestel van die berekening van sinodale bydraes.

Punt 1.2 – Meubels en toerusting – volg die volgende werkswyse:  Skryf die saldo af na R1, behalwe waar daar 'n lening aangegaan is.  (Vergelyk bladsy 7, punt 6.)  Meubels en toerusting word slegs teen kosprys getoon, wanneer dit met 'n lening (afbetalingsooreenkoms of huurooreenkoms) aangekoop word.  Jaarliks word die kapitaaldelging daarteen afgeskryf.

Krediteer Meubels en toerusting en debiteer die Kapitaalfonds om die gewenste uitwerking te kry.

 

BLADSY 7

Punt 5.1 – Kapitaalfonds:  Die saldo van die fonds moet gelyk aan punt 1.1 plus 1.2 se totaal op bladsy 6 wees.

Indien daar lenings aangegaan is (bladsy 7, punt 6), is die saldo van punt 5.1 plus die bedrag in punt 6 gelyk aan punt 1.1 plus 1.2 se totaal op bladsy 6.  Om die balansering verder te bewerkstellig, word oorplasings tussen die Kapitaalfonds en Gemeentefonds gedoen.

            Versoek die ouditeure om spesifiek aan hierdie saak aandag te gee

 

            BLADSY 8

           Punt 8 – Krediteure en korttermynlenings.  Hierdie item is nie bedoel vir fondse wat vir spesifieke instansies ingesamel is en op jaareinde nie oorbetaal is nie.

           Sodanige inskrywings geskied op bladsy 8, onder punt 7.  Meld die instansies se naam, byvoorbeeld "Beeld Kinderfonds" of "Rusoord vir bejaardes."

            Hierdie inkomste sal outomaties van sinodale bydrae vrygestel wees, maar moet nogtans op bladsy 9, onder punt 2.3 getoon en by punt 4 gespesifiseer word.

 

            BLADSY 9

Die bladsy word voltooi om 'n aanduiding van julle sinodale bydrae te verkry en dit te vergelyk met die bedrag wat begroot is.

 

Sterkte met vanjaar se voltooiing van die state.

 

Baie groete

 

 

DS HJ VAN DER SCHYFF

UITVOERENDE AMPTENAAR

 

 

 

 

 

 

Druk      Stuur hierdie nuusartikel na 'n vriend

---