Betaal uitgawe teen die betrokke uitgawerekening en nie waar daar op begroting onderspandeer is nie - eindresultaat vir vergelykings / begrotings / naslaan.

Verslae dui onder andere die maand-tot-maand / jaar-tot-datum / afwyking / jaar begroting besonderhede aan wat as bestuursinligting gebruik word. Waak teen verslae wat nie uit die finansiële stelsel voorsien word nie.

Hoe lyk jou verslae - is dit verstaanbaar.

Op datum boekhouding om op datum verslaggewing te doen.

Verkry redes van verantwoordelike diensgroep vir die afwykings en bepaal aksiestappe wat geneem moet word.

Afhangende van plaaslike behoeftes kan inligting bv kwartaalliks aan diensgroepe verskaf word.

3. BEREKENING VAN VERSKILLENDE BETALINGS

(VERLOF / SKEIDINGSPAKKET)

(BYLAE 10a en BYLAE 10b)

Vir wetgewing lees meer:

http://sinoos.co.za/uploads/BesoldEngwet.doc

http://sinoos.co.za/uploads/BesoldvertAfrwet.doc

Jaarlikse verlof - by uitbetaling en vir voorsiening op jaareinde.

Langverlof - by uitbetaling en vir voorsiening op jaareinde.

Skeidingspakket.

4. BEROEPSBESERINGS EN -SIEKTES

(Ongevalleversekering)

Die gemeente moet by die Vergoedingskommissaris geregistreer wees.

Jaarliks voor 31 Maart word 'n opgawe voltooi wat die werklike salarisuitgawes (verdienste) vir die vorige boekjaar en die begrote salarisuitgawes vir die nuwe boekjaar aandui.

Teen Julie / Augustus word 'n aanslag ontvang vir betaling.

Die huidige tarief is .40% op die verdienste en dit is deur die werkgewer betaalbaar.

Tans is die maksimum verdienste R239 172 per jaar per werknemer, waarop die aanslag bereken word.

Daar is steeds nie duidelikheid of predikante / orreliste by die Vergoedingskommissaris verseker kan word nie en as alternatief kan die versekering vir persoonlike ongevalle op die gemeente se korttermynversekering

vir hulle uitgeneem word.

5. DEBITEURE

(BYLAE 4)

Soos die naam aandui het rekeninge van die aard 'n debietsaldo.

'n Debiteur is 'n entiteit wat jou geld skuld.

Debiteure word veral oor boekjaareinde gebruik omdat daar gepoog word om alle inkomste vir die betrokke boekjaar te boek te stel

en nie oor boekjare te laat loop nie, dit kan verder vergelykende syfers en begrotingsinligting beïnvloed.

Die debiteur word geskep deur 'n ander rekening (bv inkomsterekening) te krediteer en debiteure te debiteer. Stel dit te boek, help met kontrole om op te volg.

Verstaan die begrip van 'n inkomste wat geskep word met die verwagting dat die fondse ontvang gaan word.

Wanneer die betaling van die debiteur ontvang word, krediteer Debiteure.

Voorbeeld: Rente ontvang / huur ontvang / deposito's vir kampe.

6. EIENDOM EN TOERUSTING

6.1 "Eiendom" hieronder word verstaan grond en geboue.

Die bates word teen boekwaarde in die boekhouding gehanteer en dan ook in die state.

Boekwaarde = oorspronklike koopprys plus verbeterings (nie instandhouding nie.)

Die markwaarde word nie gebruik nie.

Elke eiendom (per transportakte) beskik oor 'n eie grootboekrekening.

Aankope

Open 'n baterekening vir die item.

Baterekening het 'n debietsaldo.

Kontant basis - debiteer die baterekening en toon as "Toevoeging" in state.

Lenings basis - joernaal - debiteer die baterekening en krediteer "lenings aangegaan" en toon as "Toevoeging" in state.

Open onder lenings aangegaan 'n rekening vir die item. Die saldo van die leningsrekening in jou boeke moet dieselfde wees as die saldo van die leningsrekening / verbandrekening in die boeke van die instelling wat die lening toegestaan het.

Paaiement - 'n paaiement het twee komponente, nl. 'n kapitaal en rente betaal komponent.

Die kapitaal gedeelte word teen die leningsrekening gedebiteer en die rente betaal word teen 'n bedryfsuitgawe rekening "Rente betaal" gedebiteer.

Die paaiement verskyn as 'n onttrekking in een bedrag op die tjekrekening bankstaat en as 'n deposito op die bankstaat van die leningsrekening.

Op die bankstaat van die leningsrekening word die rente en kostes getoon, die verskil tussen die paaiement min rente en kostes gehef, is die kapitale afkorting.

Verkope

Verkope vir meer as boekwaarde - krediteer die baterekening en boek surplus oor na Kapitaalfonds m.a.w. debiteer baterekening en krediteer kapitaalfonds.

Verkope vir minder as boekwaarde - krediteer die baterekening en boek tekort oor na Kapitaalfonds m.a.w. krediteer baterekening en debiteer kapitaalfonds.

Indien daar 'n uitstaande lening was - krediteer baterekening en debiteer leningsrekening, daarna word die tekort / surplus van baterekening na Kapitaalfonds oorgeboek.

6.2 "Toerusting" hieronder verstaan ons meubels / kantoortoerusting /tuingereedskap /voertuie / ensovoorts

Normaalweg word hierdie bates teen 'n nominale bedrag in die boeke getoon. Die rede daarvoor is omdat die kerk nie belastingpligtig is nie, word die bates nie oor 'n periode afgeskryf nie, maar op datum van aankoop ten volle afgeskryf. Indien daar reeds 'n nominale bedrag in die boeke verskyn en verdere toerusting word kontant aangekoop, word daar nie 'n verdere nominale bedrag geskep nie.

Vir elke voertuig word 'n aparte nominale bedrag geskep en ook individueel in die state getoon.

Aankope

Kontant basis - debiteer "Toerusting aangekoop" en toon as "Toevoeging" in state.

Doen joernaal om "Toerusting aangekoop" te krediteer en "Kapitaalrekening" te debiteer met die bedrag van aankope - so word die aankoopprys afgeskryf.

Verkope

Krediteer "Toerusting aangekoop" en doen joernaal om "Toerusting aangekoop" te debiteer en "Kapitaalrekening" te krediteer.

6.3 Korttermynversekering

Bates word teen vervangingswaarde verseker - waak teen onderversekering (awery klousule.)

6.4 Bateregister

Bateregister word bygehou en jaarliks opdateer - plaas 'n rugsteun / harde kopie op 'n veilige plek, sodat in geval van 'n inbraak / brand 'n register steeds beskikbaar is.

Assuransie maatskappye vra selfs vir so 'n bateregister

7. FAMILIEBRIEF EN FAMILIENUUS VANAF SINODE

Is daar by jou gemeente 'n sisteem in plek oor hoe inkomende pos gehanteer word om sodoende seker te maak dat opdragte / versoeke aandag geniet en afgehandel word.

Sluit korrespondensie per faks en e-pos hierby in.

Die "Familiebrief" is 'n harde kopie en word van 'n reeksnommer voorsien vir kontroledoeleindes, dit word ook op die webblad geplaas.

Die "Familienuus" word per e-pos versend en dra ook 'n reeksnommer.

8. FINANSIËLE STATE

Hoekom eenvormige state - sinodale bydrae berekening / statistiek / tendense.

Gebruik jaarliks die jongste voorbeeld wat voorsien word - gee ook vir ouditeure.

Let op begeleidende omsendbrief.

State is by Sinode met of sonder formules beskikbaar in Excel en ook op webblad.

Gebruik state om ook in jul eie behoeftes te voorsien - gebruik bylaes.

Maak vroegtydig 'n afspraak met die ouditeure om die oudit uit te voer.

Ouditeure se doel is om jou boeke te oudit en nie om afsluiting te kom doen nie.

Stel keerdatum vir ouditeur - monitor die proses - konsepstate.

Kontroleer die state se korrektheid - moet nie ouditeur se produk as korrek aanvaar nie.

Verkry aansuiwerings wat ouditeure gedoen het op skrif en doen (joernale) in jou boeke - dit is belangrik dat die inligting in jou boeke absoluut korrek is teenoor die inligting in die state.

Gaan vergelykende syfers in state na en let op afwykings - het jy die antwoorde daarvoor.

Keerdatums wat sinode stel vir indiening van state – baie belangrik - die inligting word vir verskeie doeleindes verwerk, maar spesifiek om die sinodale bydraes te bepaal en die proses is onderhewig aan doelwit datums van die betrokke diensgroepe.

Die gemeente se boeke word jaarliks aan 'n oudit onderwerp en die finansiële state word deur 'n geoktrooieerde rekenmeester (GR / CA) onderteken.

'n Rekenkundige beampte kan dus nie hierdie funksies verrig nie.

9. GEMEENTEFONDS

Hierdie Fonds het 'n kredietsaldo.

Indien 'n debietsaldo aangedui word, dui dit op 'n probleem wat basies beteken daar is nie kontant reserwes om aan te wend nie.

Die fonds verteenwoordig die opgehoopte surplusse (winste) en tekorte (verliese) van die bedryf

Die fonds kan gebruik word om fondse na / van ander kapitaalrekeninge (balansstaat-rekeninge) oor te plaas / te ontvang.

Indien die fonds 'n kredietsaldo toon, vra die vraag waar is die kontant indien dit aangewend moet word.

Om hierdie rede is dit belangrik dat die Kapitaalfonds en dié fonds van mekaar geskei word.

Gebruik die voorbeeld om die "Kontant toets" te doen

(BYLAE 12)

10. KAPITAALFONDS

Hierdie Fonds het 'n kredietsaldo.

Die fonds verteenwoordig as kontra die boekwaarde van eiendom en toerusting MIN lenings aangegaan om die bate te bekom.

Om hierdie balansering te doen, word fondse na / vanaf die Gemeentefonds oorgeplaas.

Die fonds verteenwoordig nie kontant nie.

Gebruik die voorbeeld vir "Balanseer van Kapitaalfonds".

(BYLAE 12)

11. KAPITAALREKENINGE – OOK BALANSSTAATREKENINGE GENOEM

(BYLAE 3)

Meer van 'n kapitale aard - kapitaalinkomste / kapitaaluitgawe.

Saldo's word nie op jaareinde skoongemaak nie, saldo's word oorgedra.

Strukturering van rekeninge kan verskillend wees - subrekeninge se saldo's moet na hoofrekening oorgeplaas word, dit word nie outomaties tydens jaar afsluitings prosedure gedoen nie.

12. KONTANTVLOEI PROJEKSIE

Die voorbeeld is een van verskeie maniere waarop inligting saamgestel kan word (BYLAE 8)

Dit is om die kontant van jou gemeente te bestuur

Begroting kan in 'n maand formaat opgestel word en basies gee dit vir jou jou begrote maandelikse kontantvloei - totale inkomste teenoor uitgawes.

Periodieke inkomste / uitgawes - bv. basaar / sinodale bydraes.

Insleutel van begroting volgens maandelikse formaat.

Onthou kapitaalrekeninge en Fondsrekeninge nie deel van bedryfsbegroting nie - sluit die inkomste / uitgawe in.

Begrote kontant tekorte wat uitgewys word - hoe word dit gehanteer - is daar beleggings beskikbaar of oortrokkerekening (limiet voldoende) – tree pro-aktief op.

Die fondse wat aan Spesiale insamelings behoort – vorm dit deel van tjekrekening of word dit apart gehanteer / belê - m.a.w. hoe beïnvloed dit die kontantvloei.

Maand-tot-maand moet die werklike kontant situasie gemonitor word.

13. KREDITEURE

(BYLAE 5)

Soos die naam aandui, het rekeninge van die aard 'n kredietsaldo.

'n Krediteur is 'n entiteit vir wie jy geld skuld.

Krediteure word veral oor boekjaareinde gebruik omdat daar gepoog word om alle uitgawes vir die betrokke boekjaar te boek te stel en nie oor boekjare te laat loop nie, dit kan verder vergelykende syfers en begrotingsinligting beïnvloed.

Die krediteur word geskep deur 'n ander rekening (bv. uitgawerekening) te debiteer en krediteure te krediteer. Stel dit te boek, help met kontrole om op te volg.

Verstaan die begrip van 'n uitgawe wat geskep word met die bedoeling dat die verpligting nagekom gaan word.

Indien die betaling nie gemaak word nie, word die bedrag vanaf krediteure na die toepaslike rekening teruggeboek.

Indien dit bedryfsuitgawes is en oor boekjare loop kan dit direk na die Gemeentefonds oorgeboek word.

Wanneer die betaling in nuwe boekjaar aan die krediteur gemaak word, debiteer Krediteure.

Voorbeeld: Munisipale rekeninge / telefoonrekening / skryfbehoeftes.

14. MEDIES

14.1 Mediese skema

Die vier Transvaalse Sinodes het met BESTmed 'n ooreenkoms gesluit om personeel in diens van die gemeentes binne dié Sinodes by BESTmed in te skakel.

Lidmaatskap by 'n ander mediese skema is dus nie toelaatbaar nie.

Uitsondering is wanneer die werknemer by sy / haar eggenote / eggenoot se medies ingeskakel is.

Elke werkgewer besluit onafhanklik oor die toestaan van subsidies aan sy werknemers.

Die administrasie en vordering van ledegeld geskied deur BESTmed en die Sinodale kantoor moet nie hieroor gekontak word nie.

BESTmed - besoek hul webblad http://www.bestmed.co.za/content/member_areas/employer_groups/NG_Kerk/default.asp

Employers group/NG Kerk vir die verskillende opsies / voordele en ledegeld.

BESTmed kontak besonderhede :

Telefoonnommer (012) 339 9841

14.2 Mediese heffing

Die Sinode hef R225 per maand op elke leraarspos wat aan die Predikante Pensioenfonds gekoppel is. Die inkomste word gebruik as hulpverlening aan die afgetrede predikante en / of hul afhanklikes vir hul mediese premies.

Die administrasie word deur die Sinode gedoen.

15. PENSIOEN

15.1 Predikante Pensioenfonds (PPF)

Lidmaatskap

Slegs bevestigde predikante / tentmakers kan as lede van die pensioenfonds aansluit.

Administrasie

Alle administrasie word deur die Fonds self gehanteer en u moet nie die Sinodale kantoor skakel nie.

Administrasie sluit in navrae / toetredes / uitdienstreding / voordele / premies en die hef daarvan.

Verwys na Sinode se webblad vir die omsendskrywes en bydraes.

http://www.sinoos.co.za/uploads/osd/pensioenfbydr09.doc

http://www.sinoos.co.za/uploads/osd/voordeelvlak09.doc

Kontakbesonderhede : Telefoonnommer (012) 342 0415

15.2 Amptenare Pensioenfonds (APF)

Lidmaatskap

Gemeentes registreer by die Fonds as "Deelnemende werkgewers."

Dit beteken dat so 'n werkgewer verplig is om al die personeel in sy diens wat vir lidmaatskap kwalifiseer by die Fonds in te skakel.

Personeelbeleid en/of diensooreenkomste moet hierna verwys.

Slegs administratiewe personeel kan as lede van die pensioenfonds aansluit.

Ledegeld

Ledegeld word bereken op jaarlikse salaris plus 13de tjek en staan bekend as pensioengewende salaris, toelaes uitgesluit.

Werknemer betaal 7,5% en werkgewer betaal 13% van pensioengewende salaris.

Die volgende tariewe is vanaf 1 Augustus 2009 van toepassing:

Groepversekering se premie is .780% van pensioengewende salaris.

Gadeversekering se premie is .567% van pensioengewende salaris.

Kontakbesonderhede soos onder Predikante Pensioenfonds hierbo.

16. SALARIS VERWERKING

(BYLAE 9a, BYLAE 9b, BYLAE 9c, BYLAE 9d)

Die volgende voorbeelde word voorsien:

Belasting berekening op "Huisvesting" met ander woorde gemeente voorsien huisvesting, by wyse van pastorie of eiendom word gehuur.

Salarisverwerking

Salarisbetaalstaat

Vergoedingskedule

Voltooi van IRP5 vir predikante – lees meer by http://www.sinoos.co.za/uploads/IRP5.doc . Indien daar onduidelikheid oor 'n aspek is, raadpleeg jul SARS streekkantoor vir 'n beslissing- probeer dit skriftelik kry.

17. SINODALE BYDRAE

17.1 Berekening

Die berekening is op inkomste gebaseer min toegelate aftrekkings.

Kapitaal inkomste is normaalweg vrygestel van sinodale bydrae.

Inkomste van spesiale insamelingsprojekte wat geregistreer is vir vrystelling moet sigbaar in state getoon word.

Persentasie vir berekening word gedurende Augustus deur Fondse diensgroep en Ondersteuningsdiens goedgekeur.

Die berekening word per skedule voorsien, kontroleer die skedule - hiermee is die proses deursigtig.

17.2 Betalings

Familiebrief word ± drie weke voor elke betaaldatum uitgestuur.

Direkte betalings in bankrekening van sinode – probeer betalings per tjek uitskakel.

Op jaareinde moet gepoog word dat daar nie uitstaande bydraes is nie.

17.3 Agterstallige betalings

Die Sinode is simpatiek teenoor gemeentes wat probleme ondervind en gevolglik nie hul verpligtinge kan nakom nie.

Indien probleme ondervind word om betalings op spesifieke datums te doen, tree met Sinode in verbinding vir uitstel.

17.4 Aanwending

'n Volledige inligtingstuk word jaarliks gedurende Maart beskikbaar gestel by wyse van 'n harde kopie sowel as op die webblad http://www.sinoos.co.za/bedieninge/item/sinodale_bydraes4

18. SPESIALE FONDSINSAMELINGSPROJEKTE

Hierdie rekeninge word as Kapitaalrekeninge (balansstaatrekeninge) geïdentifiseer. Omdat die fondse vir 'n spesifieke projek ingesamel word, word dit apart gehanteer en nie as deel van die bedryf nie.

Registreer die projekte by die Sinode soos per voorbeeld. Neem kennis van die Sinode se besluit in die verband.

Geregistreerde projekte is dan ook vrygestel van sinodale bydraes.

Kan nie deel van bedryf wees nie, want dan word die saldo op jaareinde afgesluit.

Die tipe rekeninge kan nie 'n debietsaldo toon nie (nie oortrek nie.)

Die kredietsaldo van die tipe rekeninge moet in kontant beskikbaar wees vir aanwending.

Verwys ook na "Kontantvloei".

BYLAE 3 – Voorbeeld vir boekhouding

BYLAE 11 – Voorbeeld vir registrasie

19. VOORSIENINGS

(BYLAE 6)

Voorsienings word ook saam gelees met "Debiteure" en "Krediteure".

Voorsienings kan ook geskep word vir sekere verpligtinge wat in die toekoms mag plaasvind, byvoorbeeld verlofkrediet / toerustingvervanging.

Open 'n voorsieningsrekening as kapitaalrekening met gepaste naam en debiteer 'n bedryfs-uitgawerekening en krediteer die voorsieningsrekening. 'n Oorplasing sou ook soos onder "Gemeentefonds" vermeld, gemaak kan word.

Die voorsiening kan op begroting geplaas word, of dit kan afhangende van die surplus op jaareinde aandag geniet.

Wat verlofvoorsiening betref, dit moet jaarliks bereken word, aan die hand van elke persoon se verlofkrediet en sy vergoeding. Slegs verlof wat per diensooreenkoms mag oploop en in kontant uitbetaalbaar is, is ter sprake.

Verwys na voorbeeld onder "Berekening van verskillende betalings".

(BYLAE 10a en BYLAE 10b)

NB: Kontant moet beskikbaar wees vir die saldo van die voorsieningsrekeninge.

20. WERKLOOSHEIDVERSEKERING

Alle werknemers word by Werkloosheidversekeringsfonds geregistreer ongeag of hy / sy 'n bydraer is.

Alle werknemers wat meer as 24 uur per maand werk moet tot die Fonds bydra - tans dra die werknemer en werkgewer elk 1%

op die werknemer se belasbare inkomste by - tans is die maksimum belasbare inkomste R12 478 per maand.

Uittrede / toetrede en wysiging in verdienste moet maandeliks gerapporteer word - die rapport kan elektronies op vorm UI-19

gedoen word en per e-pos na enquiries@uif.gov.za versend word.

Oostelike Sinode

OPLEIDING FINANSIELE BEAMPTES

1. BEDRYFSINKOMSTE EN -UITGAWEREKENINGE

2. BEGROTINGSBEHEER / -KONTROLE