Oostelike Sinode

Data

1.

Kry al die ID nommers van belydende en doop lidmate en lees dit in voor 1 Junie 2009.

2.

Hou Gemeentedatabasis op datum.

3.

Hou lyste van groepe op datum.  Dit is groepe soos wyke, omgeegroepe en kleingroepe.

4.

Hou ’n lys van elkeen wat bydraes maak, mits die lys van toepassing is vir verdere gebruik.  Dit is bydraes per debietorder, per aftrekorder of elektronies.

5.

Hou ’n sleutelregister in stand.

6.

Hou die riglyne van die Kerkorde vir erkende en nie-erkende Kerke beskikbaar.

Korrespondensie

1.

Hou ’n posregister aan vir inkomende gemeente pos.

2.

Liasseer alle verslae en korrespondensie.

3.

Vernietig dokumente volgens die argiefreglement.

4.

Sorg dat die riglyne vir die vernietig van dokumentasie beskikbaar is.

Kerkverband

1.

Versend verslae aan Ring en Sinode.

2.

Die sinodale bydraes word per kwartaal oorbetaal, tensy gereël om dit maandeliks te doen.  Hou by die teikendatums soos deur die Sinode voorsien.

3.

Ringsbydraes word oorbetaal soos deur die Ring gereël.

4.

Doen aansoek vir die vrystelling van goedgekeurde projekte met die oog op die sinodale bydraes.

5.

Geouditeerde finansiële state moet aan die Sinode en Ring gestuur word.  Gewoonlik 15 Junie jaarliks.

6.

Stuur jaarliks aan die Argief die inventaris oor inligtingsbronne in terme van die wet op die bevordering van die toegang tot inligting (Wet 2 van 2000).

Administrasie

1.

Maak gereeld (volgens die voorskrifte van die kerkraad) rugsteun van alle dokumentasie op die rekenaar.

2.

Bewaar die rugsteun elders op ’n veilige plek.

3.

Waak daarteen dat administrasie en finansies (met bewysstukke) weg van die kantoor gedoen word en die inligting nie op die gemeente se databasis bygehou word nie.

4.

Hou die kluis netjies.

5.

Hou bateregister jaarliks op datum.  Die fisiese bates moet met die register vergelyk word.

6.

Verseker alle bates teen vervangingswaarde.

7.

Sorg vir ’n ontruimingsplan vir die kerkgebou in geval van ’n brand.  Hierdie plan moet aan die voorskrifte van die brandweer voldoen.

8.

Hou die besluiteregister van die kerkraad by.

9.

Sien toe dat alle toerusting in werkende toestand is.

10.

Hou die beleid vir die verhuring van die lokale op datum.

11.

Sorg dat nuutste eksemplare van die Kerkorde en Familiereëls beskikbaar is.

12.

Stuur jaarliks die inventaris van inligtingsbronne in terme van die Wet op die bevordering van inligting (Wet 2 van 2000) aan ABID.

Personeel

1.

Sorg dat dienskontrakte in plek is.

2.

Alle personeel moet ’n maandeliks betaaladvies ontvang – alle aftrekkings moet aangedui word.

3.

Aan die begin van die boekjaar moet alle personeel skriftelik verwittig word van hulle salarispakket vir die nuwe jaar.

4.

Alle aanpassings moet skriftelik deurgegee word.

5.

Hou verlofregister op datum vir elke personeellid volgens sy/haar diensooreenkoms.

6.

Doen aan die begin van die boekjaar verlofbeplanning.

7.

Hou die personeelbeleid op datum.

8.

Sorg dat die personeel wat sekuriteitsfunksies vervul, voldoen aan die voorskrifte van die wet.  Inligting is op die Sinode se webwerf beskikbaar.

9.

Sorg dat wysigings in die personeel, sowel as wysigings in die personeel se besoldiging aan die WVF gerapporteer word, binne die eerste 7 dae van die volgende maand.

Finansies

1.

Sorg vir ’’n finansiële beheerprosedure vir die gemeente.

2.

Reik kwitansies uit vir alle inkomste wat by die kerkkantoor inbetaal word.

3.

Bank minstens weekliks alle inkomste.

4.

Betaal alle rekenings, na nodige magtiging in die maand ontvang.

5.

Gee elke drie maande terugvoer aan die onderskeie Diensgroepe insake hulle begroting en spandering.

6.

Lê finansiële state, jaar tot datum (j-t-d) aan die Kerkraad voor.

7.

Koördineer die ouditproses volgens die teikendatums vir die inhandiging aan die ring en Sinode.

8.

Geouditeerde finansiële state moet aan die Kerkraad voorgelê word.

9.

Nooi die gemeente uit om insae in die finansiële state te verkry.

10.

CCL1-lisensie word jaarliks betaal, bedrag word bepaal volgens die getal belydende lidmate.

11.

Inkomstebelastingvorms moet jaarliks voltooi word.

12.

Publieke beampte moet vir die gemeente aangestel wees wat die Inkomstebelastingvorm onderteken.

13.

Fidusiêre personeel (3) moet aangestel word om te voldoen aan Artikel 30 van die inkomstebelastingswet.  (Openbare Weldaadsorganisasie)

14.

Bewaar alle titelaktes vir eiendomme

15.

Betaal die premies vir die werkloosheidsversekering

16.

Dra by tot die Vergoedingskommissaris.

17.

Kontroleer dat belasting volgens die nuutste voorskrifte van die SAID op die personeel toegepas word - ook wat die WVF betref.

18.

Rekonsilieer die belasting op jaareinde en reik belastingsertifikante aan die personeel uit.